Документоборот фирмы

Документы - это главные источники информации любой фирмы, работа с которыми должна быть правильно организована. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, обеспечивающий отражение всей деятельности организации и дающий возможность оперативно управлять этой деятельностью. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все эти факторы могут серьезно притормозить, а в некоторых случаях полностью остановить деятельность фирмы. Также следует выделить проблемы организаций, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Без эффективного документооборота невозможно эффективно управлять фирмой. Документооборот важная составляющая правильной организации финансового и управленческого учета.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.